Raporttien asetukset ja kategoriat

Raporttien asetukset on keskitetty paikka, jossa määrität, miten kirjatut tunnit luokitellaan raporteissa ja millä hinnalla asiakastunnit lasketaan euroiksi. Näkymään pääset minkä tahansa raporttinäkymän ratas-kuvakkeesta tai osoitteesta /raportit/asetukset. Asetukset tallennetaan käyttäjän asetuksiin, ja kaikki raporttinäkymät (viikko-, kuukausi- ja vuosikatsaus sekä laskutustavoite) noudattavat samoja määrittelyjä.

Miten kategorisointi toimii

Jokainen kirjattu tunti kuuluu johonkin projektiin, ja jokainen projekti kuuluu johonkin asiakkaaseen. Asetuksissa kerrot, mitkä asiakkaat ja projektit kuuluvat mihinkin kategoriaan. Kun määrittely puuttuu, tunti lasketaan oletuksena asiakastunniksi (laskutettavaksi). Siksi kannattaa määritellä kaikki poikkeukset huolellisesti, jotta laskutusaste ja euromäärät ovat oikein.

Jokaisessa kategoriassa valitset ensin Asiakas-pudotusvalikosta asiakkaan, jonka jälkeen Projektit-valikko täyttyy kyseisen asiakkaan projekteilla. Projektivalikko on käytössä vasta, kun asiakas on valittu. Voit valita useita projekteja, ja ne näkyvät valintapaloina (chip). Kategoriat käydään läpi tarkkuusjärjestyksessä, joten projektitason valinnat menevät asiakastason valintojen edelle.

Kategoriat

• Poissaolot – valitse asiakas ja sen alta projektit, jotka lasketaan poissaoloiksi (lomat, sairauslomat ja vastaavat).
• Yli-/alityöt – asiakas ja projektit, jotka liittyvät työaikapankkiin ja ajantasaiseen työajanseurantaan.
• Sisäiset työt – valitse sisäinen asiakas (esimerkiksi oma organisaatio, kuten Kanava.to). Tämän asiakkaan tunnit lasketaan sisäisiksi töiksi. Voit lisäksi nostaa osan sen projekteista Myynti-projekteiksi: nämä projektit lasketaan Myyntiin ja loput sisäisiin töihin.
• Ei-laskutettavat – tähän voit lisätä useita asiakkaita. Napilla Lisää asiakas saat uuden asiakasrivin, ja kunkin rivin alta valitset projektit, jotka eivät kerrytä laskutusta. Rivin voi poistaa sen oikean reunan ✕-napilla. Näiden asiakkaiden ja projektien tunnit jätetään laskutuksen ulkopuolelle.

Poissaoloihin liittyvät hyväksytyt HR-merkinnät tunnistetaan automaattisesti ja luokitellaan poissaoloiksi, vaikka niiden projekti kuuluisi sisäiseen asiakkaaseen. Tämän ansiosta poissaolotunnit näkyvät oikeassa sarakkeessa ilman erillistä määrittelyä.

Laskutus: tuntihinta ja tavoitteet

Laskutus-osiossa määrität euromääräiseen laskentaan liittyvät arvot:

• Asiakastuntien hinta (€/h) – tuntihinta, jolla asiakastunnit muunnetaan euroiksi kaikissa raporteissa. Oletusarvo on 75 €/h.
• Viikkotavoite (asiakastunnit) – tavoiteltujen asiakastuntien määrä viikossa. Kuukausi- ja kvartaalitavoitteet johdetaan tästä.
• Viikkotavoite (laskutus, alv 0) – laskutustavoite euroina viikossa. Jos jätät sen tyhjäksi, tavoite johdetaan automaattisesti viikkotuntitavoitteesta kerrottuna tuntihinnalla.
• Asiakastuntitavoite oletus (h/työpäivä) – organisaation oletustavoite asiakastunneille työpäivää kohti. Sitä käytetään kapasiteettiarvion väriluokittelussa ja Laskutustavoite-näkymän jakautumisessa. Henkilökohtainen poikkeus asetetaan HR-profiilissa. Jos kenttä jätetään tyhjäksi, käytetään 6 tunnin oletusta.

Suljetut tavoitenäkymästä

Tässä osiossa voit valita käyttäjät, joita ei lasketa mukaan Laskutustavoite-näkymään. Tämä on hyödyllistä esimerkiksi testi-, koulutus- tai admin-tileille, joiden tunnit vääristäisivät tavoiteanalyysiä. Valikko näyttää vain nykyiset työntekijät. Henkilön voi lisätä tähän listaan myös suoraan Laskutustavoite-sivulta ✕-napilla.

Yhteenveto ja tallennus

Sivun alaosan Yhteenveto näyttää tiiviisti, mitä olet valinnut kuhunkin kategoriaan (asiakkaat ja projektien nimet), tuntihinnan, tavoitteet ja poissuljetut käyttäjät. Käytä sitä nopeana tarkistuksena ennen tallennusta.

Muutokset tulevat voimaan vasta, kun painat yläreunan Tallenna-nappia. Onnistuneesta tallennuksesta ilmestyy vahvistusilmoitus. Vasta tallennuksen jälkeen muut raporttinäkymät käyttävät uusia määrittelyjä.