Viikko- ja kuukausiraportit

Raportit-näkymä on työkalu, jolla näet nopeasti kuinka tiimin kirjatut tunnit jakautuvat valitulla jaksolla. Voit tarkastella tunteja joko viikko- tai kuukausitasolla ja valita kahden esitystavan väliltä: yksinkertainen ristiintaulukointi tai tarkempi kategoria- ja laskutuserittely. Näkymä avautuu oletuksena viikkonäkymään ja kuluvaan jaksoon.

Jakson valinta ja liikkuminen

Näkymän yläreunassa on jaksovalitsimet ja navigointinapit. Otsikon alla oleva alaotsikko kertoo aina, mitä jaksoa katselet (viikkonäkymässä päivämääräväli, kuukausinäkymässä kuukauden nimi ja vuosi).

• Välilehdet Viikko ja Kuukausi vaihtavat tarkastelun aikajännettä. Viikot noudattavat ISO-8601-standardia, eli viikko alkaa maanantaista ja päättyy sunnuntaihin.
• Nuolinapit (< ja >) siirtävät jaksoa taakse- tai eteenpäin: viikkonäkymässä viikon kerrallaan, kuukausinäkymässä kuukauden kerrallaan.
• Tänään-nappi palauttaa näkymän kuluvaan jaksoon.

Yläreunan oikeasta laidasta pääset myös nopeasti muihin raportointinäkymiin: Vuosikatsaus (kalenterikuvake), Laskutustavoite (vain ylläpitäjille) sekä Raporttien asetukset (ratas-kuvake).

Yksinkertainen näkymä

Kun esitystapa on Yksinkertainen, näet ristiintaulukon, jossa kukin rivi on yksi käyttäjä.

• Viikkonäkymässä jokainen sarake on yksi viikonpäivä (Ma–Su) ja viimeinen sarake näyttää käyttäjän tuntien yhteissumman.
• Kuukausinäkymässä sarakkeet ovat kuukauden viikkoja (esimerkiksi Vko 30), ja viimeinen sarake summaa kuukauden tunnit.
• Alimmalla, korostetulla Yhteensä-rivillä näkyvät kaikkien käyttäjien yhteenlasketut tunnit sarakkeittain.

Tyhjät solut tarkoittavat, ettei kyseiselle päivälle tai viikolle ole kirjattu tunteja. Jos koko jaksolla ei ole yhtään tuntia, taulukon tilalla lukee Ei tunteja tälle jaksolle.

Tarkempi näkymä

Kun valitset esitystavaksi Tarkempi, tunnit eritellään kategorioihin ja niistä lasketaan laskutukseen liittyvät tunnusluvut. Jokainen rivi on käyttäjä, ja sarakkeet ovat:

• Poissaolot h – lomat, sairauspoissaolot ja muut poissaolot.
• Yli-/alityöt h – työaikapankkiin liittyvät tunnit.
• Sisäiset h – oman organisaation sisäinen työ.
• Myynti h – myyntiin luokitellut tunnit.
• Ei-laskut. h – ei-laskutettaviksi määritellyt tunnit.
• Asiakkaille h – varsinaiset laskutettavat asiakastunnit.
• Laskenta € – asiakastuntien laskennallinen arvo (asiakastunnit × tuntihinta).
• KA h/pvä – tehdyt työtunnit jaettuna käytettävissä olevilla työpäivillä.
• Laskutus h/pvä – asiakastunnit jaettuna käytettävissä olevilla työpäivillä.
• Laskutus% – asiakastuntien osuus tehdyistä työtunneista.

Se, mihin kategoriaan yksittäinen tunti päätyy, määräytyy Raporttien asetukset -sivulla tehtyjen kategoriamäärittelyjen mukaan. Tuntihinnan oletusarvo on 75 €/h, ellei asetuksissa ole muuta määritelty.

Laskutus h/pvä ja KA h/pvä lasketaan todellisten käytettävissä olevien työpäivien mukaan: laskennasta vähennetään viikonloput, Suomen arkipyhät ja käyttäjän hyväksytyt poissaolot. Näin luku vastaa resursoinnin ja kapasiteettinäkymien arvoja.

Kehityskäyrä ja sanallinen yhteenveto

Tarkemmassa näkymässä taulukon alle piirtyy viivagraafi otsikolla Laskutus h/pvä – viikottainen kehitys (12 vko). Kukin viiva kuvaa yhden käyttäjän laskutettavia asiakastunteja päivää kohden viimeisen 12 viikon ajalta.

• Vie hiiri viivan pisteen päälle nähdäksesi tarkan arvon (käyttäjä, viikko ja h/pvä).
• Klikkaa selitteen (legendan) nimeä piilottaaksesi tai näyttääksesi yksittäisen käyttäjän viivan. Piilotettu käyttäjä näkyy selitteessä yliviivattuna.

Graafin alla on Sanallinen yhteenveto, joka tiivistää jakson: kokonaistunnit, asiakastuntien osuus, laskutusennuste euroina, töissäolopäivät sekä käyttäjäkohtaiset laskutusasteet. Huomiot-osiossa nostetaan esiin muun muassa tiimin keskimääräinen laskutusaste sekä korkein ja matalin laskutusaste. Laskutusaste väritetään: vihreä vähintään 70 %, keltainen 50–69 % ja punainen alle 50 %.

Tietojen vienti

Yläreunan Vie-nappi tallentaa parhaillaan näkyvän taulukon (kulloinenkin esitystapa ja jakso) taulukkolaskentaan sopivana tiedostona. Tiedosto sisältää samat sarakkeet ja Yhteensä-rivin kuin näytöllä, joten voit jatkojalostaa lukuja esimerkiksi Excelissä.